시놀로지 NAS 서버 DS925+ 대전시 부동산 사무실 구축 사례

 

 안녕하세요. 시놀로지 공식 파트너 코아아이티입니다. 저희는 일반 사무실과 같은 소규모부터 데이터 센터와 같은 대규모까지 기업 규모와 상관없이 환경에 최적화된 맞춤 네트워크 인프라를 제공해 드리고 있어요. 이번에는 대전시에 위치한 부동산 사무실에 시놀로지 NAS 서버인 DS925+를 구축한 사례를 소개하겠습니다.

 

부동산 업무에서 자료 관리가 중요한 이유

 

 부동산 중개사무소에서 다루는 문서는 생각보다 다양합니다. 단순히 문서 몇 개를 보관하는 수준이 아니라 매물 사진, 현장 영상, 평면도, 등기부등본, 건축물대장, 각종 계약서, 고화질의 드론 영상 등 업무 단계마다 여러 종류의 데이터가 계속 생성됩니다. 특히 매물을 중심으로 업무가 진행되는 부동산의 특성상 문서가 한 번 정리되지 않으면 시간이 지날수록 관리가 어려워져요. 담당자가 현장에서 촬영한 사진은 모바일에 남아 있고 관련 문서는 사무실 PC에 저장되어 있으며 광고용 이미지는 개인 폴더에 따로 보관되는 식입니다. 당장 업무를 처리할 때는 큰 문제가 없어 보이지만, 시간이 지나면 어떤 문서가 최종본인지 확인하기 어렵고 직원이 바뀌거나 담당자가 부재 중일 때 다시 찾는 데 많은 시간이 소요됩니다.

중개사무소의 기존 업무 환경

 이번에 DS925+를 구축한 곳은 대전에 위치한 신생 부동산 중개사무소였습니다. 아파트, 오피스텔, 상가 임대와 매매를 함께 다루는 곳으로 대표 공인중개사를 포함해 여러 명의 직원이 등록, 안내, 계약을 나누어 처리하고 있었어요. 기존에도 업무용 PC와 외장 저장 장치를 사용하고 있었지만 매물 자료와 계약 자료가 명확하게 구분되어 있지 않아 장기적으로는 자료 관리 체계를 다시 정리할 필요도 있었습니다.

코아아이티 나스 구축 사례 사진

 

 이번 구축의 핵심은 단순한 저장 공간 추가가 아니었어요. 부동산 업무 흐름에 맞춰 문서를 체계적으로 분류하고 직원별 접근 권한을 나누며, 계약이 끝난 문서까지 안전하게 보관할 수 있는 내부 저장소를 만드는 것이 목적이었어요. 이를 위해 매물 관리용 폴더, 문서 보관용 폴더, 홍보 자료용 폴더, 종결 아카이브 폴더를 분리해 구성했습니다.

부동산 업무에 맞는 DS925+ 구성

 이번 구축에는 Synology DS925+를 사용했는데요. DS925+는 4베이 구성의 데스크톱 NAS로 매물 사진과 문서, 광고 이미지, 영상 자료를 함께 보관해야 하는 중소규모 사무실에 적합한 베스트셀러 모델입니다.

Synology DS925+ 제품 사진

 

 특히 사용자 계정과 공유 폴더 권한을 세분화할 수 있어 직원들이 함께 사용하는 매물 자료와 담당자만 확인해야 하는 서류를 분리 관리하기 좋아요. 또한 사무실 내부 파일 공유뿐만 아니라 외부에서 필요한 자료를 확인할 수 있는 환경도 구성할 수 있어 현장 안내와 외부 미팅이 잦은 부동산 업무에 활용도가 높습니다.

매물별 자료 관리 체계 구성

 가장 먼저 정리한 부분은 매물 자료 관리 방식이었어요. 기존에는 담당자별로 사진을 따로 보관하다 보니 같은 매물 사진이 여러 곳에 중복 저장되거나 광고에 사용한 사진과 원본 사진이 섞이는 경우가 있었습니다. 이번 구축에서는 지역, 건물명, 호실, 매물 유형을 기준으로 폴더 구조를 만들고 각 매물 폴더 안에 사진, 영상, 평면도, 현장 메모, 홍보 데이터, 계약 관련 데이터를 구분해 저장할 수 있도록 했어요.

계약 문서와 일반 자료의 분리

 계약 문서 보관 방식도 별도로 구성했습니다. 부동산 계약에는 개인 정보와 민감한 문서가 포함되는 경우가 많기 때문에 모든 직원이 같은 권한으로 접근하는 구조는 적합하지 않았어요. 이에 따라 일반 매물 사진과 계약 문서 영역을 분리하고, 대표와 실장급 담당자만 계약 서류 폴더에 접근할 수 있도록 권한을 설정했습니다.

코아아이티 나스 구축 사례 사진

 

 일반 직원은 매물 사진과 홍보 데이터는 확인할 수 있지만 신분증 사본이나 계약서 원본이 포함된 폴더에는 접근하지 못하도록 구성했어요. 데이터를 많이 저장하는 것보다 중요한 것은 필요한 사람이 필요한 데이터에만 접근할 수 있도록 관리하는 것입니다.

종결 계약 자료 아카이브 관리

 또한 거래가 완료된 데이터는 별도의 종결 계약 아카이브로 이동하도록 운영 방식을 정리했어요. 현재 진행 중인 매물과 이미 종결된 계약 데이터가 같은 폴더 안에 섞여 있으면 실무자가 데이터를 찾는 데 시간이 오래 걸리고 불필요한 문서가 계속 노출될 수 있습니다. 이번 구축에서는 진행 중인 데이터와 종결 데이터를 분리해 업무 화면을 단순하게 만들고 오래된 계약 데이터는 보관 목적에 맞게 별도 관리할 수 있도록 했어요.

광고 이미지와 영상 자료 관리

 고객사에서는 같은 매물이라도 네이버, 쇼츠, 인스타, 지역 커뮤니티 등 여러 채널에 맞춰 이미지와 영상을 다르게 활용하는 경우가 많았어요. 이전에는 광고에 사용한 최종 이미지가 직원 개인 PC나 메신저 대화방에 남아 있는 경우가 많았지만 NAS 구축 후에는 매물별 홍보 자료 폴더를 따로 만들어 원본 사진, 보정 이미지, 업로드용 이미지, 영상 파일을 구분해 저장하도록 했어요.

코아아이티 나스 구축 사례 사진

 

 부동산처럼 사진과 영상의 양이 지속적으로 늘어나는 업무 환경에서는 단순 저장보다 문서를 다시 찾고 활용할 수 있는 구조가 더 중요합니다.

외부 업무까지 고려한 접근 환경

 부동산 업무는 사무실 안에서만 이루어지지 않아요. 직원이 현장에서 고객에게 매물을 안내하거나 대표가 외부 미팅 중에 계약 문서를 확인해야 하는 경우도 있습니다. 이에 따라 외부에서도 필요한 자료에 접근할 수 있도록 설정하되, 모든 폴더를 열어두는 방식이 아니라 권한이 부여된 사용자만 필요한 폴더에 접근할 수 있도록 구성했습니다.

실수와 오류에 대비한 백업 체계

 실수로 파일을 삭제하거나 잘못 덮어쓰는 상황에 대비해 스냅샷 기반의 복원 체계를 설정하고 주요 계약 문서와 업무 자료는 별도 백업 대상으로 분리했습니다. 이를 통해 업무 연속성을 고려한 저장 환경을 마련했는데요. 자료가 많아질수록 중요한 것은 저장 공간의 크기뿐만 아니라 문제가 발생했을 때 빠르게 복구할 수 있는 구조예요.

구축 후 달라진 업무 방식

 구축 이후에는 매물명과 구조를 기준으로 자료를 찾을 수 있게 되면서 담당자가 바뀌어도 업무 흐름이 끝기지 않는 환경이 만들어졌어요. 고객이 매물 사진을 요청하거나, 계약 관련 서류 확인이 필요할 때 자료를 빠르게 찾을 수 있어야 서비스 품질도 높아집니다.

 

일반 NAS와 기업용 NAS의 차이 - 코아아이티

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저희 코아아이티는 업종별 업무 방식에 맞춰

NAS 저장소 구조, 권한 설정, 백업 정책, 외부 접속 환경까지 함께 고려한 구축을 지원하고 있습니다.

 

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